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Como cadastrar pasta/volume

Rodolfo Souza -

Cada pasta deverá ser identificada por uma numeração (números e/ou caracteres), conforme critério definido pelo escritório. A pasta poderá conter documentos de um processo jurídico, bem como outros documentos relacionados à administração geral do escritório. Deste modo, as pastas poderão estar vinculadas ou não a um processo jurídico.

Ao cadastrar uma nova pasta no arquivo, esta será automaticamente identificada como volume 1 (um). Entretanto, em muitos casos, devido à grande quantidade de documentos arquivados, será necessário criar volumes adicionais para facilitar o manuseio e a organização. Assim, o sistema permitirá que sejam cadastrados vários volumes para uma mesma pasta, conforme critério estabelecido pelo usuário. Portanto, uma pasta será identificada pela sua numeração e seu volume.

Há duas formas para efetuar o cadastro de uma pasta/volume:

  • Quando a pasta/volume estiver vinculada a um processo, o cadastro poderá ser feito a partir da ficha do processo em questão (aba Volume), ou a partir do menu Arquivo.

  • Quando a pasta/volume não estiver vinculada a um processo, o cadastro deverá ser feito a partir do menu Arquivo.

Exemplo:

A pasta 010 possui três volumes – Volumes 1, 2 e 3, cadastradas a partir do menu Arquivo da seguinte forma:

a) Pasta 010 – Volume 1: selecionar botão Novo -> Nova pasta.
b) Pasta 010 – Volume 2: selecionar botão Novo -> Novo volume.
c) Pasta 010 – Volume 3: selecionar botão Novo -> Novo volume.

Ao fazer um filtro na tela Arquivos, serão exibidos 3 registros, um para cada volume:


Como cadastrar uma pasta/volume vinculada a um processo


1. Na ficha do processo, selecione a aba Volume.



2. Na aba Volume, acione o botão Novo e a seguinte tela será apresentada:



3. Os dados do processo são preenchidos automaticamente. Preencha os demais campos com as informações desejadas.

4. O número do volume é calculado automaticamente pelo sistema, seguindo uma numeração sequencial a partir do número 1 (um).

5. A data de expiração é preenchida automaticamente com base na data do documento e na temporalidade. Pode ser alterada se desejado.

6. Acione o botão Salvar para finalizar o cadastro.

Como cadastrar documentos na pasta/volume

Este cadastro é destinado a identificar diferentes documentos contidos dentro de uma pasta/volume.

1. Na tela Cadastro de arquivo de uma pasta/volume, acione o botão Novo em Documentos.



2. A tela de cadastro de documentos será apresentada:



3. Preencha os campos conforme desejado

4. Acione o botão Salvar para finalizar o cadastro.





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