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Como adicionar um documento?

Educação - Aurum -

Nesse artigo você aprenderá como adicionar documentos no Astrea. Veja os tipos de documentos que você pode adicionar:

– Documento já existente no seu computador (arquivo);

– Endereço de um site na internet (link);

– Emitir um documento a partir de um modelo criado no Astrea.

Cadastrando um documento

1. Clique no menu Documentos.

2. Clique no botão Adicionar.

3. Clique na opção Documento.  

4. A tela para adicionar documento é exibida.

5. Preencha os campos com as informações desejadas:

– Documento: clique em Carregar documento para selecionar o documento que deseja adicionar. Você também pode simplesmente arrastar sobre este campo o documento a ser adicionado. É possível carregar mais de um arquivo simultaneamente.

– Descrição: digite uma descrição do documento para facilitar a identificação de seu conteúdo.

– Processo ou caso: esse campo é usado para associar o documento a um processo ou caso.

– Cliente: esse campo é usado para associar o documento a um cliente.

– Responsável: esse campo vem preenchido com o usuário que está logado no Astrea. Caso necessário, você pode selecionar outro usuário.

6. Ao finalizar clique no botão Salvar.

Para fazer o download do documento, você pode clicar diretamente na lista de documentos ou dentro da ficha do documento. 

Cadastrando um documento padrão

1. Clique no menu Documentos.

2. Clique no botão Adicionar.

3. Clique na opção Documento padrão.

4. A tela para adicionar um documento padrão é exibida.

5. Preencha os campos com as informações desejadas:

– Documento: selecione o modelo de documento a ser utilizado.

– Processo ou caso: esse campo é usado para associar o documento padrão a um processo ou caso.

– Cliente: esse campo é usado para associar o documento padrão a um cliente.

– Título do documento: digite o nome do novo documento a ser criado a partir do documento padrão. Nesse campo, o sistema sugere um título incluindo o nome do processo, do caso ou do cliente, caso um desses campos esteja preenchido. Por exemplo, se você está utilizando um modelo de documento denominado “Procuração” e cliente “Alana Silva”, ao iniciar a digitação no campo Título do documento, o sistema irá sugerir títulos utilizando essas informações.

– Responsável: esse campo vem preenchido com o usuário que está logado no Astrea. Caso necessário, você pode selecionar outro usuário.

6. Clique no botão Salvar.

7. O modelo do documento é exibido. Complemente e altere as informações necessárias. É importante lembrar que o uso de um modelo de documento não restringe que você modifique seu conteúdo completamente. O modelo é um mero facilitador para a emissão de documentos repetitivos.

8. Na tela do modelo do documento, clique no botão Salvar.

Na tela de Documentos é possível filtrar a lista. Para ver só os gerados a partir de um documento padrão, clique na seta à esquerda do filtro para abrir o filtro avançado. Depois, no campo Só mostrar com origem em selecione a opção Documento padrão.

Cadastrando um link

1. Clique no menu Documentos.

2. Clique no botão Adicionar.

3. Clique na opção Link

4. A tela para adicionar um link é exibida.

5. Preencha os campos com as informações desejadas:

– Link: digite o endereço do site a ser cadastrado.

– Descrição: digite uma descrição do site para facilitar a identificação de seu conteúdo.

– Processo ou caso: esse campo é usado para associar o endereço do site a um processo ou caso.

– Cliente: esse campo é usado para associar o endereço do site a um cliente.

– Responsável: esse campo vem preenchido com o usuário que está logado no Astrea. Caso necessário, você pode selecionar outro usuário.

6. Clique no botão Salvar.

 

Cadastrando um documento de um processo ou caso

Você pode cadastrar um documento diretamente de sua área de trabalho ou da ficha do processo ou caso. Esta função de inclusão está disponível no box de Estatísticas, clicando no botão “+“.

 

Clicando em uma das opções, você pode inserir um documento (upload de documento), documento padrão (modelo de documento criado no Astrea) ou um link.

Ao selecionar uma das opções, os campos de Processo ou Caso e nome do cliente já vem previamente preenchidos. 

Para consultar os documentos de um determinado processo ou caso, basta acessar a ficha correspondente e no box estatísticas, clicar em 'Documentos'. 

 

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